Quy trình triển khai ERP - Các bước thực hiện

 Chuyển đổi số mô hình kinh doanh đang trở thành một xu hướng phổ biến hiện nay. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp muốn triển khai ERP để đưa toàn bộ quy trình vận hành của mình lên trên nền tảng số. Tuy nhiên, các hệ thống ERP thường có chi phí triển khai không hề nhỏ. Nếu doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP hiệu quả, thì trước tiên cần một quy trình triển khai ERP cụ thể để tránh lãng phí tiền bạc.

Tại sao phải lập quy trình triển khai dự án ERP?

Quy trình triển khai dự án ERP thường bao gồm nhiều giai đoạn từ đánh giá tình hình kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh – bán hàng, cài đặt, phát triển và kiểm thử phần mềm, đến việc sao lưu và di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng mới,… Đây không phải là các công việc riêng lẻ mà được kết nối với nhau trong một quy trình liên tục và xuyên suốt. Do đó, việc lập quy trình triển khai dự án ERP là cực kỳ quan trọng và cần thiết để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất.

Một hệ thống ERP phù hợp có thể thay đổi toàn bộ hoạt động của một công ty, nâng cao năng suất làm việc, cải thiện quy trình sản xuất, bán hàng và tối ưu hóa quá trình vận hành. Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp khó khăn trong việc triển khai phần mềm ERP thành công. Một số chỉ số đáng chú ý:

• Chỉ có khoảng hơn 7% dự án ERP hoàn thành đúng thời hạn đề ra.
• Gần 80% doanh nghiệp không đạt được mục tiêu khi triển khai phần mềm ERP.
• 30% doanh nghiệp hài lòng với các dự án ERP được triển khai.

Triển khai ERP rất dễ thất bại nếu không có chiến lược cụ thể, gây ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp ở nhiều mặt. Vì thế, giảm thiểu rủi ro đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần xây dựng các bước triển khai hệ thống ERP cụ thể và nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi thực hiện. Dưới đây là một số lý do chính để giải thích tại sao quy trình này lại quan trọng:

1. Xác định rõ ràng mục tiêu và kế hoạch: Mục tiêu và kế hoạch là cốt lõi của bất kỳ dự án nào, bao gồm cả dự án ERP. Quy trình triển khai giúp xác định các mục tiêu và kế hoạch cụ thể, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ họ cần làm gì và cần đạt được gì. Việc này giúp hướng dẫn công việc của mọi người theo cùng một hướng.

2. Phân công trách nhiệm rõ ràng: Quy trình triển khai ERP cũng giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm dự án. Mọi người sẽ biết rõ mình phải làm gì, và điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các công việc cần thiết đều được thực hiện.

3. Kiểm soát và đánh giá tiến trình dự án: Một quy trình triển khai tốt sẽ bao gồm các giai đoạn kiểm tra và đánh giá tiến trình. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án đang diễn ra đúng như kế hoạch và cho phép các quản lý dự án đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

4. Đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả: Mỗi bước trong quy trình triển khai ERP đều được thiết kế để hỗ trợ bước tiếp theo, giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện một cách mạch lạc và hiệu quả.

5. Giảm rủi ro: Việc triển khai ERP đầy rủi ro, từ các vấn đề kỹ thuật cho đến sự kháng cự từ nhân viên. Một quy trình triển khai rõ ràng giúp nhận biết và giảm thiểu các rủi ro này.

6. Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Quy trình triển khai giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên bằng cách đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện theo cách hiệu quả nhất.

Kết luận

Thông qua bài viết này, các doanh nghiệp đã nắm rõ được chi tiết các bước trong quy trình triển khai ERP hiệu quả, cũng như những vấn đề cơ bản về chi phí triển khai ERP trong thực tế. Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn khi triển khai ERP. Nếu doanh nghiệp quan tâm và muốn triển khai ERP hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ với SIS Việt Nam nhé